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「ホウレンソウ」がしっかりできる新入社員になってもらうコツ
http://bizmakoto.jp/bizid/articles/1004/13/news020.html


この記事、mixi内では割と評判いいみたいですね。
ああ、世間一般てこうなんかーと思い知らされた。
正直、信じられない。
こんなの、仕事としてはやり方が稚拙過ぎると思う。

「出来ました」という報告でズレに気づく。納期ぎりぎりの場合は、こちらもイラ立ちます。「途中で確認してくれればよかったのに!」と、強く言ってしまうこともあるでしょう。


無いことはないです。
こちらも完璧ではないので、意識のすりあわせが不十分なことはどうしてもある。でも、この話のようなことはないです。「出来ました」と言われるまで待つことはないですよ。その間に確認をいれる。っていうと「そうそう、都度確認、声をかけてあげること、逐一報告させることが大事」とか言う人がいるんですが、そうではないです。いや、それ自体は個人スキルとしては大切だとは思いますが「恋人の変化に敏感でいましょう」みたいな話で、二人の話、組織の話にそれを据えるのは危険だと思います。


あのね、根本的なことから間違ってると思うんですが、上司だろうが部下だろうが、僕らは別個の脳を持った違う人間なんですよ。考え方も、価値観も、視点も、言葉やモノの捉え方も同じじゃないんです。「頼んだら全然違うものがあがってきた」という方が自然な成り行きであって、それをいかに回避するかが仕事でしょう。一言いえばわかるはずなんてのがむしろ間違いだと僕は思います。これは日本特有?の「空気を読め」にも当てはまりますね。


コピーをとるということに最も大事なのはたしかに「必要数の書類があること」です。ただ、それは結果に過ぎない。その結果を得るために必要な全てのプロセスを含めて「仕事」でしょう。であるならば、そのプロセスを設計しないで何が仕事なんですか?と思ってしまいます。「ズレが出ないように都度確認を」は正論ですが、しかし誰でも言えます。大事なのはその先でしょう。



で、いつ確認するの?都度っていつ?



そこを共有しなきゃなんの意味もないと思うんですが。
バラバラ何度も確認されたって困るし、そもそも1番大事な「何を確認するのか」が定まってないから、こちらだって何をチェックすれば良いのかが曖昧になる。


確認のタイミングを定めて共有するということは、つまりスケジュールが必要になります。スケジュールが必要になるということは手順=ワークフローが必要になります。ワークフローが必要ということは、その仕事、成果物の要素を分解する必要があります。どういう仕組み、関係性(並列なのか上下なのか)などを分解し、ワークフローやスケジュールとはそれを再構築する道しるべですね。

コピーの話に戻しましょうか。
例えば、会議の資料のコピーを頼んだとします。「失敗しないように」と考えていると、「コピーが曲がらないように」「部数を間違えないように」「コピー用紙を無駄にしないように」「ホッチキスの位置がズレないように」などに意識が向いています。

いやいやいや・・・・。
これこそがコピーをとるという仕事だと思うんですが・・・。
曲がらないようにすることや、ホッチキスの位置を気にすることは大変大変重要なことでしょう!!
むしろ・・・

そのため、本来指示をした側が意識してほしい大事なことが抜け落ちてしまうのです。会議の目的や開始時間、出席者の特性をふまえ、一度会議資料に目を通した後、気づいたことがあれば確認を取ることや、その会議に必要なそれ以外の段取りについて、自分ができることを提案することなどに意識が及ばなくなります。


そんなこといらないのでまずコピーをきちんととってください

これ自体は悪いことではないと思います。
ただ、コピーの取り方が汚い、ホッチキスがバラバラな奴がそれ言い出したらぶっ飛ばします(笑)それすら出来てない奴が何言ってんだ!だいたい、会議書類すら丁寧に仕上げる意識のない奴はデザインさせても書類書かせても雑ですよ

・綴じ方は?
・右綴じ左綴じ?
・用紙サイズは?
・ホッチキスのサイズは?
・部数は?
・折り方は?
・資料ごとの順番は?
・クリアファイル?封筒?
・何時まで?
・誰に渡す?
・誰が見る?
  ・
  ・
  ・

要素を分解すればたくさん出てきますね。
資料や会議によって優先度はかわると思います。(時間というコストによっても)
だから、これを全部必ずやるべきだとも思いません。(まあ、この程度は普通かな?)

どの部分を重要視して、いつ、何を確認するのかということを組み立てずして、何が仕事だ、と思うんです。
具体的な話で言えば、必要部数や会議の時間、綴じ方を指示したら、一度一部ずつコピーさせて、それを確認すべきなんじゃないの?と思います。当然会議の時間を逆算すべきだし、一つつくってある程度時間がわかれば、どのくらいのペースでやらなければいけないのかもわかる(そもそも一人では足りないかもしれないし)。

「ふむ。で、いきなり持ってこられても困るから30分前には全部できておくべきだと思うんだけど」
「その場合、あと○部、どれくらいのペースでやるべき?」
「そうだねー。じゃあ、それで。」

きちんと、初めにプロセスを設計していれば、たとえば間に合いそうに無い時も、「スケジュールが遅れている」ということがわかるから、その時点で人員を増やせばいい。そう、新人に指示を出しておけばいいじゃないですか。「もし、○時の時点で間に合わないなら報告して。人員増やすから」っていうだけでいい。そうしたら、報告あがってくるでしょう。でも、スケジュールがなかったら遅れているかどうかもギリギリまでわからない。そして、当然依頼者は何もわからない。

記事中には「朝昼夕で確認すればいい」とありますが、確かにそれは悪い手ではないと思います。しかし、それが基本なのではなく、本来はそのタイミングもその仕事ごとに組み立てるべきでは?と思います。だって、そんなことしたら依頼者は毎日朝昼夕は外出できないじゃん(笑)(ずっと社内にいるような仕事なら良いですが)

仕事をデザインする、ということなんですが、要素を分解し組み立てることをしなければ、フローなどできないし、フローができなければスケジュールもできない。スケジュールが出来ていないのに、「なんで相談しないんだ!」なんて言うほうが僕はどうかと思います。新人側なのか先輩側なのかいずれにせよ、この「仕事のデザイン」をしなければできないし、しないからミスが起こるんですよ。で、それは誰がやるの?という話で、新人ができるならやらせればいいし、できないならできるように教えていくしかない。
与えられた仕事に対して、自分で考え、自分で組み立てられるようにするべきなわけで、だったらまずこの「プロセスを組み立てる→実行する→確認する」ということをきちんと、手間がかかるようでもやらせないと、いつまでたっても仕事の共有なんて出来ないし、新人はいつまでたっても自分で考えて仕事をするようにはならないと思うんですが。

「設計する」ということを(もっというと「考える」ということを)、この国は軽視していると思います。
これは、新人教育だけじゃなくて、むしろ企業経営自体がそうだから、こうなってるんだと思います。
Webサイトの話をしていても、同じ。まずもって、自分達が何をしなければいけないのか、お客様は誰なのか、自分達の強みは、弱みは何なのか、その中でどんなサービスをして、何を体験して貰うことで生き残っていくのか。Webだろうがリアルだろうが全てにおいて重要なことなのに、この話をきちんとしている人にはなかなかお目にかかれない。目先の利益(それはもはや強奪に近いのですが・・・)、目的の見えないビジュアル、独りよがりなサービス、企業思考で利益しか見ていない営業スタイルなど、根底にあるのは、この「設計思想の無さ」につきると思います。

ちゃんと「設計」しないと、良いサービスも、教育も、営業もできないと思うんですよね。
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2010.04.20 Tue l Webディレクション l コメント (0) トラックバック (0) l top
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