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「報告しろ」は無能な上司の合言葉。

僕もまあ、そろそろ良いお歳なので、後輩やらなんやらができたりするわけです。
で、その時、いつも心がけていること。

「報告しろ」
「都度、報告しろ」


とは言わないようにしています。
だって、これ、何にも決まってないですから。
プロセスマネジメントの一つだと思うのですが、「いつ」「誰が」「何を」「どうやって」報告するのかをまず共有しない限り、良い報告なんてあがってこない。あがってくるのは部下の媚か、ご機嫌取りの言葉だけ。

例えば料理を作っていて、「報告しろ」とだけ言っても、それは「何に」ついて、「いつ」「どんな形式で」報告するのかが全く決まっていなければ、意味を成さないと思うわけです。

「いま、点火しました」
「野菜を切りました」
「ソースをつくります」
「ソースの材料はこれです」

全部、報告です。
でも、内容がぜんぜん違います。
一番肝心なものが抜けていますからね。
「その報告で何を知ろうとしているのか」がない。
つまり、スケジュールであり、もっと適切に言うならロードマップであり、それが標準化されたものであればワークフローであり・・・・ですね。

「現状把握のため」
ということを謳い文句にしている人を見かけるのですが、それは大雑把過ぎます。
というか、報告というもの自体、大概は現状把握のためでしょう。
結局、最終的に、音(声)か、文字か、ビジュアルか、その複合したものかの形で報告をするのだから、そこを共有しないと意味が無い。というより、その、「最終形」を上司と部下が共有してなきゃ、良い報告なんてできるわけがないと思います。当たり前ですよねぇ、最終形を明確に描けないということは、両者が「何のために報告をするのか」「何を伝えるためのアウトプットなのか」が明確になっていないということですから。

もっと言うと、そのタイミングをまず共有すべきだと思います。
「何を伝えるために報告をするのか」というのは各報告=各論としての話であり、そもそも報告自体が目的ではないはずです。プロジェクトをスムーズに進行するために、その都度状況を把握する必要がある。そのために報告をするわけですよね。そうしたら、プロジェクト全体で何をすべきなのかを明確にし、そのために進捗を把握するのなら、「進捗を把握する」とは「どのタイミングで」「何を知る」ことができれば良いのか。

「おいしいカレーライスをつくる」が大目的なら、どのタイミングで、何を見れば、ゴールまで問題なく進められるのか。それを共有しないで、いきなり親が「なんで報告しないの!」と怒っても、それは無理というものでしょう?スケジュールをまずは共有する。材料を確認して貰う。費用を確認して貰う。料理がはじまったら、器具の扱い方や片付け方の場所を明確にする、野菜を切って、煮込んで味見して貰う、ルーを入れてできばえを見て貰う・・・・、とまあいろいろとありますね。プロジェクトを始める前にそれを共有しない限り、感覚でしかない報告しかあがってこないし、もっと言うと調査資料なんて絶対挙がってこない。だって、調査していないのだから。その時にどんな調査資料が必要なのかということを逆算してまず初めに決めない限り、日々の調査業務を発生しないわけだし、そうしたら報告のタイミングで調査資料なんて出るわけが無い。

「スケジュール」「タスク」「アウトプット」「コスト」
これをまず共有しないと話にならない。
報告は「アウトプット」にあたりますね。

デザインと一緒なんですよね。(というより全ての行為がデザインだという方が適切ですが)
何のためにそれを行い、そのプロセスを共有する。
よくいるのが「報告をデザインするのがセンスだろ」というのですが、それはもう根本的な勘違いをしていて管理職はユーザではないということをまず認識すべきだと思います。ユーザではなく、プロジェクトメンバーの一人。部下が作業者なら、上司はマネージャーでしょう?マネジメントをするのに「お前のセンスで報告して来い」っていうのは、結局現状把握をするつもりがないということですから。ユーザは現状把握なんかしなくていいんですよ。プロジェクトによって達成される価値を受け取る人なんだから。しかし、管理職はお仕事ですから。プロジェクトをスムーズに進行する責任があるならば、現状把握は必須です。その現状把握を完全に部下任せにして、自分の気に入ったものがあがってこないと不満を漏らす、怒鳴り散らすというのは、それはもう管理職の自己満足のための報告になっていて、プロジェクトに害しか及ぼさないと思います。上司のために仕事をするのではないのですから。

指示する側は、相手のクオリティ管理をする義務がある。
ならば、プロセスを、ワークフローを、報告の内容と順番とタイミングをまず共有しないとそこにいる意味が無い。

何にも考えないで「報告しろ」という上司や先輩にだけはならないようにと、
日々自分を戒めている今日この頃です。
2009.06.18 Thu l Webディレクション l コメント (2) トラックバック (0) l top

コメント

No title
「報告しろ」で検索してやってきました。
興味深くブログを読ませて頂きました。

ここ最近まさにこの言葉を、上司から受けています。

私は報告する立場だから、このブログを読ませて頂いて、うんうんと頷いて
ばかりです。でも、よく考えたらマネジメントする側も、結構考えないといけ
ないんですね。

報告する側・報告される側のどちらか一方に100%の責任があるわけでは無い、
と自分は思っています。

比率的には、部下:上司という関係ならば、報告する側30:報告される側70、
くらいかと思います。

さらに、上司:上司の上司、という具合に、その上司もさらに上へ報告する
必要があるため、上司としても色々と難しいところだと思います。

でも、報告される側にとって、上司が「上に報告する為に、俺に報告しろ」
系の事は言わないで欲しいと思っています。

なぜならそれは上司である管理職の仕事であって、現場は「成果物をあげて
生産性のある事をする」のが仕事ですから。上司の報告の為の報告に力を
注いでられないからです。

特に、その為に普段の業務を阻害してまで、毎日の報告書や長時間の定例会
議などを実施させられるのは苦痛です。上司は、楽をしたいのか、その報告
書の内容をそのまま上に丸投げ報告出来るものでないと怒ります(プロジェ
クトへのマネジメントは二の次)

そういった、右からきたものを左に受け流すだけの上司が増えない事を望み
ます。なぜなら、そこに何の生産性もないからです。
2011.01.27 Thu l au200x. URL l 編集
>au200xさん
コメントありがとうございます!
お返事遅れてすみません!

いただいたコメントは至極納得です。
文中にもありますが、全ては「上司はユーザーではない」に尽きるかなと思いますね。部下の報告が上司の報告のためであるというのは、実質的にはありうることだと僕は思うのですが、それとて部下の報告がそのまま上司の報告とイコールになるなら必要ないですよね(まさしく仰るとおり)。複数の部下の報告を各論としそれをまとめた総論を上司がそのまた上司に出す、というのが本来であって、そしてその総論各論の単位は会社側が決めることだと思います。それこそが、経営でしょうと。

つまるところ、ちゃんと「経営」している経営者や、「管理(という名の創造)」をしている管理職や、「営業」をしている営業がいないから、こうなるんだと思います。

個々人がきちんと意識を持つことと、経営者がきちんと経営を考えることが大事だなぁと思います。
2011.01.31 Mon l toksato. URL l 編集

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